Online minicollege – Opdrachtnemer

Op 30 juni 2020 organiseerde de FCA een online minicollege over het thema opdrachtnemer, dit keer virtueel. Onder leiding van gespreksleider Andrew van der Haar konden de deelnemers aan de hand van een drietal cases discussiëren en kennis met elkaar uitwisselen. 

Vanwege het coronavirus is besloten om de fysieke bijeenkomst om te zetten naar een virtuele minicollege. Om zo toch samen met branchegenoten middels een videocall te kunnen sparren over gezamenlijke uitdagingen.  Tijdens dit minicollege zijn een drietal cases voorgelegd aan de deelnemers. Vanwege het feit dat de deelnemers bij verschillende bedrijven met elk een eigen specialisme werkzaam zijn, ontstonden er interessante discussies en inzichten.

Onvolledige uitvoering PvA door opdrachtnemer

De eerste case ging over een opdrachtnemer die het PvA (Plan van Aanpak) niet goed heeft uitgevoerd. Bij het opleveren van het project is heel wat misgegaan, zoals kabels die niet volgens de bouwtekening waren gelegd en metingen die niet bleken te kloppen. De opdrachtgever had het project turnkey afgenomen bij de opdrachtnemer. Waar gaat het vaak mis en waar kun je nu op letten om dit te voorkomen?

De belangrijkste conclusies na uitwisseling van gedachten over deze case: 

  • Kabels liggen niet op plekken waar ze zouden moeten zijn. Een aannemer begint dan te zoeken op de verkeerde plek. 
  • Bij sommige bedrijven maakten ze in het verleden gebruik van supervisors, maar dat doen ze nu niet meer. Tegenwoordig komt het op het bordje van de aannemer en die moet in actie komen als er problemen ontstaan. Met supervisors was het mogelijk om projecten tijdig bij te sturen. 
  • Het uitvoeren van tussentijdse controles vinden de deelnemers ook belangrijk. Het uitvoeren van kwaliteitsbewaking is lastig. Bij een grote opdracht kan een Project Manager wekelijks overleg hebben over de voortgang van het project. 
  • Bij de uitvoering van projecten zijn onderaannemers betrokken. Deze partijen worden uitgeknepen en dat heeft tot gevolg dat ze in zo min mogelijk tijd zoveel mogelijk meters proberen te maken bij het aanleggen van glasvezel. 
  • Een registratiesysteem is belangrijk. In een systeem als Cocon kunnen aannemers zien waar ze moeten graven en als er iets niet klopt kunnen ze dat ook in dit systeem aangeven. 

Eigenaarschap projectplan

Ook de tweede case heeft te maken met Fiber to the x (FTTX). De opdrachtgever heeft de opdracht voor oplevering van meerdere locaties uit handen gegeven. Tijdens oplevering blijken bepaalde procedures, die door de opdrachtnemer zelf zijn aangedragen, niet te zijn nageleefd. De opdrachtgever trekt aan de bel bij de opdrachtnemer, die aangeeft dat de opdrachtgever zich niet kan beroepen op deze stukken omdat hij niet de eigenaar van deze stukken is. Na de oplevering beroept de opdrachtnemer zich op redelijkheid van het Programma van Eisen (PvE). Welke middelen kunnen opdrachtnemer of opdrachtgever nu inzetten om toch eigenaar te worden van die stukken? De vraag is eigenlijk: wie is nu eigenaar van het totale project?

De belangrijkste conclusies na uitwisseling van gedachten over deze case: 

  • De opdrachtgever blijft altijd eigenaar van het gehele project. Als een opdrachtnemer niet levert zoals is afgesproken, dan moeten daar financiële consequenties op volgen. 
  • Bedrijven werken met geselecteerde aannemers en die moeten de opdrachten uitvoeren volgens een technisch uitvoeringsprotocol. Als ze daarvan afwijken, heeft dat consequenties. 
  • Aannemers willen vervolgopdrachten krijgen en voeren daarom de opdrachten naar tevredenheid uit. De laatste betaling en de laatste oplevering zijn aan elkaar gekoppeld. 
  • Voordat bedrijven een gezamenlijk project starten, moeten ze zaken met elkaar afstemmen. Als een bedrijf dat niet doet, is het later lastig om langs de juridische weg gelijk te krijgen.

Ondeugdelijke oplevering van elektrische installatie in PoP

Bij de derde case gaat het om een opdrachtgever die een nieuwe PoP-locatie in een openbare ruimte wil. De opdrachtgever selecteert een opdrachtnemer, die eerder soortgelijke projecten heeft uitgevoerd. Tijdens de oplevering blijkt de glasvezelverbinding correct te werken. Maar aan de elektrische installatie schort het een en ander. Zo blijken de voorschriften van NEN 1010 niet te zijn nageleefd. Vanwege ondeugdelijke elektrische installatie is de PoP-locatie niet te gebruiken. Het werkt allemaal wel, maar het is niet veilig.

De belangrijkste conclusies na uitwisseling van gedachten over deze case: 

  • De hoofdaannemer, die het project heeft aangenomen, is verantwoordelijk. Als het staat vermeld in het Proces verbaal van Oplevering (PV), dan moet de aannemer ook zorgen voor de stroomvoorziening. 
  • De energieleverancier levert soms tot aan de meter. Vanaf dat punt is de hoofdaannemer verantwoordelijk. 
  • Sommige aanbieders regelen de stroomvoorziening zelf of besteden het uit aan een andere partij. Ook is te horen dat veel verantwoordelijkheid, indirect en direct, naar de partij gaat die het werk uitvoert.
  • Opdrachtgevers werken veel met gecertificeerde installateurs en die kunnen zich daarom niet verschuilen achter het argument dat ze het niet wisten. 
  • Het glasvezelregistratiesysteem Cocon wordt in de praktijk gebruikt voor het vastleggen van zaken als fibers, kabels en contractnummers. Het wordt gemakkelijk om zo te checken of alles zo volgens procedures is uitgevoerd.

Geslaagde online bijeenkomst

Uit de input van de deelnemers is gebleken dat de open communicatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer ontzettend belangrijk is. Het eerste online minicollege van de FCA was een succes. De aanwezigen waren positief over de inhoud van het college en de uitwisseling van informatie. Ze gaven aan dat deze online variant een prima alternatief is voor fysieke bijeenkomsten.

Voor de toekomst is het ook niet ondenkbaar dat we een hybride mogelijkheid creëren. Het minicollege was in eerste instantie alleen beschikbaar voor deelnemers, om zo met elkaar te kunnen ontdekken hoe een interactieve sessie gaat. We gaan kijken hoe we meer online sessies kunnen geven in combinatie met een webinar, waarna achteraf ook online of offline discussies mogelijk zijn.